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档案不在手里，甚至不在公司，这恰恰是上海居转户申报中最容易被误判的环节。许多人因档案存放地不明或流转方式错误，导致前期准备全部归零。
个人档案严禁由个人或无保管资质的单位持有。它一般包含学籍与工作履历材料，毕业后多由学校寄回户籍地人才市场等政府指定机构。若档案已调入上海，则位于区人才中心或具备保管权限的现单位；若在外地，则应位于户籍地人才中心。找不到时，需从毕业院校起溯，依次排查首份工作单位、生源地教育局或户籍地人才中心。
调档与核档不是一回事
核档仅涉及内容核查，不触动档案实体；而调档则是将档案从户籍地人才市场物理迁移至上海，部分区在办理积分时即有此要求。
执行调档必须凭人才中心出具的“调档函”，通过“机要”通道邮寄。申请人切勿自行携带或使用普通快递，机要流转由机构间直接对接，个人介入反而会导致办理进度停滞。
若档案材料缺失，需分段补齐。学生阶段从高中至大学的材料，应向原学校申请补办，学校撤销的则咨询当地教育局。工作阶段的缺口，需向前任职单位逐一补办离职退工证明。档案链条的完整性直接决定上海居转户的审核效率，务必提前确认存放状态与材料完备性。
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